Правила деловой переписки в английском языке

Деловая переписка – это почти вечное явление. Написать письмо в государственную структуру, учебное заведение, директору компании, партнеру по бизнесу или в секретариат президента – без деловой переписки не обойдется ни одно письмо подобного плана. В английском языке деловой переписке уделяют особое внимание. Такие письма лишены привычных нам канцеляризмов, однако не лишены уважения.

Первое, на что стоить обратить внимание – требования к письму. Вне зависимости от того, чему именно посвящено ваше сообщение (поздравлению с праздником или жалобе), оно должно быть:

• очень вежливым – вы никого не должны оскорблять;
• среднего размера – писать длинные письма считается некультурно;
• грамотным – обратите внимание на все, даже самые небольшие ошибки, и исправьте их, если такие имеются.

В деловой переписке важно использовать деловой тон, без использования сленга или просторечий. Эмоциональные слова тоже лучше придержать до личной встречи.

Начинать свое письмо нужно с вежливого обращения – Mr, Mrs, Miss, в зависимости от того, к кому вы обращаетесь – мужчине, женщине или незамужней девушке.

Если вы не знаете, кому пишите письмо, то можно обратиться без упоминания имени, просто Dear Sir или Dear Madam. Не забывайте о правилах пунктуации! К примеру, в британском английском языке вся фраза «Dear Miss Potter» не разделяется знаками препинания, лишь после фамилии ставится запятая. В американском английском языке после обращения Mr, Mrs ВСЕГДА ставится точка.

Сама структура письма не сложная: в первом абзаце вы говорите о проблеме, с которой столкнулись, во втором – объясняете, что стало возможной причиной этой самой проблемы, а в третьей – говорите, чего вы ожидаете от получателя.

Окончить своё письмо обязательно нужно благодарностью и пожеланием, что адресат рассмотрит это письмо и будет готов ответить на него в ближайшее время.